矿业权评估项目档案管理规范(CMVS -)

1 总则

1.1 为规范矿业权评估项目档案的管理，促进矿业权评估项目档案管理工作规范化、标准化和制度化，根据《中华人民共和国档案法》和有关法津、法规的规定，以及《矿业权评估技术基本准则》的相关规范，制定本规范。

1.2 本规范所称矿业权评估项目档案是指矿业权评估业务中形成的具有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。

1.3 本规范规定了矿业权评估项目档案的归档、立卷、整理、保管、查阅和鉴定销毁的要求和方法，适用于矿业权评估机构的矿业权评估项目档案管理工作。

1.4 评估机构应建立、健全矿业权评估项目档案管理制度，配置档案管理人员，采用科学方法管理档案，提高档案管理水平。

2 归档

2.1 归档范围。矿业权评估业务中形成的矿业权评估工作底稿、矿业权评估报告、项目管理文件资料等。

2.2 归档时间。在评估项目结束后，通常应自评估报告出具日或取得备案文件之日起3个月内归档。

2.3 归档手续。归档前，评估项目组应编制好移交目录，档案管理人员应对评估项目组移交的档案材料逐一清点，检查案卷质量，核对移交目录，并由交接双方在移交目录备考表上履行签字手续。

2.4 归档要求。归档案卷组卷应合理，卷内文件材料应完整、精练。

3 立卷

3.1 立卷方法。以评估项目为单元立卷，即一项一卷。不得把两个或两个以上项目的材料合并立卷。跨年度结束的评估项目，也应按项目立卷，案卷应存放于评估报告文号注明的年度。

3.2 案卷编目。案卷编目的主要内容包括案卷封面、案卷标题、卷内文件目录等。

4 整理

评估机构可自行选择档案的分类方法，但只能采用一种分类方法，不能同时采用两种以上的分类方法。

5 保管

5.1 保管要求。为保护各方当事人的利益，矿业权评估机构必须加强档案保管工作，确保档案不丢失、不泄密。

5.2 保管期限。保管期限分为5年、10年两种。

矿业权价款、证券业务抵押贷款及诉讼等评估项目的档案保管期限为10年，其他评估项目的档案保管期限为5年。国家法律、法规另有规定的从其规定。

6 查阅

6.1 矿业权评估项目档案的外部查阅，除下列情形外，须经委托方和立档单位的同意:

(1)司法部门按法定程序进行的查阅;

(2)有权审核和检查评估项目的政府管理部门进行的查阅;

(3)行业自律组织对执业质量进行检查，以及受司法、行政部门或当事人委托对评估报告组织鉴定的查阅;

(4)其他依法可以查阅的情形。

6.2 查阅档案的单位和个人，必须按规定履行借阅登记手续，严格遵守登记、审批和复制制度。

7 鉴定销毁

7.1 矿业权评估项目档案超过规定保管期限需要销毁的，评估机构应对其进行鉴定。拟销毁评估档案的鉴定，应由评估机构负责人主持，与档案管理人员和相应评估人员组成鉴定小组进行逐卷审查。对需要延长保管期限的档案，由鉴定小组提出调整保管期限的具体意见。

7.2 对经鉴定需销毁的评估档案，应清点核对，登记造册，经评估机构法定代表人批准后销毁。销毁档案应派专人监销。销毁清册及监销报告应由经手人签字后立卷归档。

8 附则

8.1 本规范由中国矿业权评估师协会负责解释。

8.2 本规范自2011年1月1日起施行。