地质档案资料管理规范化实践

2025-03-25 13:50:40

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回答1：

黎惠

（西南油气田分公司地质勘探开发研究院，成都610051）

摘要地质档案资料管理规范化，领导重视是关键，加强制度建设是档案管理规范化的前提。以信息化推动档案管理规范化，并提高档案人员素质。

关键词档案管理；信息化；规范化

地质档案资料是地质勘探开发过程中不可缺少的重要基础资料。西南油气田分公司地质勘探开发研究院（以下简称勘研院）档案工作经过几年的努力实践，地质档案资料管理水平尤其是档案管理规范化程度大大提高。

1 增强档案意识，加强领导

领导重视是关键。任何一项工作如果领导不重视、不支持，许多具体的工作都会困难重重。但在一个企业往往都是主业工作受到领导的关注比较多。领导的档案意识及对档案工作的重视程度，决定着他们对档案工作的态度。要想领导重视，把档案工作列入领导的议事日程，除了宣传档案资料的重要性，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果也是决定因素。只有不断增强档案意识、爱岗敬业搞好服务、充分发挥地质档案资料在科研生产中的作用，才能得到领导的重视。

勘研院现有主管档案工作的副院长一名，定期到档案部门了解档案工作进展，及时解决档案工作中出现的问题。档案管理工作情况不仅进入了每月的院生产会议纪要，还纳入了勘研院2008～2015年中长期发展规划，形成了良好的管理机制。近两年来在院领导的大力支持下，为地质档案资料规范管理投入了大量的人力、物力。勘研院档案部门从20世纪90年代的一台计算机发展到今天每个档案管理人员人手一台微机，还配备了查询机、服务器；更新了部分档案保管所需的空调、除湿机；增加了磁带柜、光盘柜；档案管理人员也得到了充实，领导的重视为地质档案资料规范化创造了良好的发展环境。

2 加强制度建设，强化基础管理

加强制度建设，是档案管理规范化的前提。近年来勘研院先后建立了ISO9001质量管理体系和内部控制体系。档案人员借此东风从建章立制着手抓基础管理工作，促进档案管理规范化。对原有各项档案管理制度、各项记录清单进行了清理完善，制定了《库房管理制度》、《档案资料归档接收制度》、《勘研院档案管理细则》、《档案资料借阅利用制度》、《涉密档案管理办法》等，完善了《勘研院重要档案借阅申请单》、《保密承诺书》、《物探资料接收整改记录》等质量控制记录，使地质档案资料在归档接收、库房管理、借阅利用等环节都做到有章可循，有记录可查。2008年勘研院又启动了“HSE健康安全环境管理体系”，针对地质档案资料管理过程中资料的安全问题编制了“档案管理程序”，并对档案管理过程中存在的危害因素、环境因素进行了风险评价，找出潜在的危害因素，从安全角度上对地质档案资料进行规范化管理，避免地质档案资料在归档、整编、保管、利用等方面受到损害。

通过2007年“全国涉密地质资料清理”工作，使我们深深体会到档案管理规范化的重要性。由于档案管理人员平时忙于日常的管理工作，对自己的“家底”很难准确地报出详细的情况，要在较短时间内对庞大的馆藏进行清理、逐件审定密级并上报所有馆藏地质档案资料的电子目录是一件困难的事。在清理过程中由于我们的基础工作做得扎实，节约了大量的时间和精力，“全面、真实、准确、及时”地完成了这项任务。

3 以信息化推动档案管理规范化

健全完善档案管理网络以信息化推动档案管理规范化。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作发展的方向，在搞好硬件建设的同时抓好基础数据的录入工作是实现档案工作信息化的重要基础工作。在档案信息化建设过程中需要录入各类档案条目几万条，录入工作的难度具有普遍性，要把责任落实到每个岗位，全体参与，发挥整体联动的作用，确保机读地质档案资料目录的顺利完成。

近几年，勘研院先后使用了《研究院档案管理系统》、《中油V2.0档案管理系统》、《档案信息管理系统》，使档案信息化水平得到逐步提升。从当初的自己开发的《研究院档案管理系统》只能在单台微机上操作查询到《中油V2.0档案管理系统》的局部联网，再到今天的《档案信息管理系统》，实现了全西南油气田分公司档案管理使用同一个操作平台、整体联网查询。为分公司范围内的资源共享创造了条件，使档案管理规范化达到了一个新的高度。

截至2007年底共录入各类地质档案资料案卷级近2万条、文件级8万多条，基本上实现了所有馆藏地质档案资料目录全部电子化。录入范围也由当初的部分地质成果档案资料到今天的单井资料、综合地质资料、物探资料等覆盖面达到100%。为地质档案资料机读目录网上查询打下了良好的基础。

4 提高档案人员素质，不断加强档案管理规范化

进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。档案载体在发生变化：以光盘、磁带为载体的电子档案逐步代替纸质档案；管理手段在发生变化：随着无纸化办公的推广，地质档案资料的归档、整编、借阅正在通过网络来实现。档案管理人员如何适应这些变化，面对新时期档案工作的需要，如何提高地质档案资料管理水平，如何搞好档案管理规范化，档案人员综合素质的提高是一个不可忽视的因素。

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有良好的职业道德，又要有扎实的档案管理知识，还要有一定的计算机应用知识。因此，档案管理工作者只有加强管理意识，掌握现代化管理技能，了解一定的专业知识，如地质勘探、物探、英语等，树立终身学习理念，做一个复合型人才，才能适应档案管理现代化的需求。

勘研院地质档案资料管理规范化程度虽然较以前有了较大的提高，但离档案管理现代化的要求还有很大的差距，还不能完全满足地质勘探开发形势日益发展的需求。尤其是近两年来，随着西南油气田大气区的建立，勘研院地质档案资料的数量、载体种类都随之不断地增加。2007年仅一个项目的物探原始资料磁带的归档量就比2006年所有项目的总和还多。由此可见，要适应地质勘探开发飞速发展的大好形势，还需要不断地提高地质档案资料管理水平。如何解决电子档案带来的规范化问题、电子档案网络利用安全问题、知识产权的保护与资料共享的问题等，都值得我们进一步探讨。

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