如何管理好测量资料

2025-01-02 08:59:35

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回答1：

测绘成果及资料档案管理制度
总则
为加强测绘成果及资料档案管理，保证测绘成果及资料的安全与合理利用，推进测绘成果及资料档案管理的科学化、规范化。根据《中华人民共和国测绘成果管理规定》，以及省测绘成果及资料档案管理条例，特制定本制度。
一、管理机构和人员
我公司测绘成果及资料档案设有专门的管理机构——资料档案室。公司资料档案室设有1名管理人员。对测绘成果及资料档案由公司总工分管，并设有专职的管理人员1人。
二、基础设施
测绘成果及资料档案管理设有专门的档案库房，面积12平方米，具有租赁合同；管理设施有足够的档案保管专用柜，有齐备的防火、防盗、防潮、防虫、防高温等设施。具备保密档案管理的三铁条件，即铁门、铁柜及铁窗。
三、档案管理制度
(一)整理保管
1、档案入库归档规定。
(1)归档的测绘文件材料和图纸由测绘负责人按其有机联系(项目)进行系统整理组成保管单位，装订成册，并按要求填写档案材料目录和定量定性分析表。
(2)案卷封面要注明专题名称、编制单位、密级和保管期限、编制日期。
(3)归档的测绘文件材料要齐全、完整，文字材料要用档案用纸，蓝黑墨水书写，字迹工整、图样清晰，永久保存的部分要用碳素墨水书写，禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。
(4)卷内要有目录和备考表，备考表要认真按栏目填写清楚。
2、档案的整理和移交规定。
(1) 档案的立卷整理要求。
①卷内文件材料应区别不同情况进行排列。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
②卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的背面的右上角加盖档案卷号章，并逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
③永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件编写卷内文件目录，对文件材料的题名，不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，有的虽有题名，但无实质内容的亦应重新拟写，重新拟写的题名应加括号，没有责任者、年、月、日的文件材料应考证清楚，填入有关项目，没有印的正式文件材料和发文稿应补盖印章。会议纪要应填写每次会议的时间和主要内容。填写卷内文件目录的字迹要工整，一律使用钢笔或毛笔。
④声像材料应用文字标出摄像(影)或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
⑤有关文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若没有情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考放置卷屋。
⑥案卷封面应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料的内容，一般包括现任者、内容和名称等，格式一致，文件简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔书写，字迹要工整、清晰。
⑦卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料按裱糊技术要求托裱，装订线有文字的应加宽边，传真文件和字迹已扩散文件应复制与原件一并立卷。
⑧案卷应采用三孔一线的方法装订：不装订的案卷卷内的文件应逐件用细线装订。
(2)档案的移交
测量队定期向公司资料档案室移交应进库档案时，应按档案室的规定和要求执行。归档单位必须填写移交清单一式两份，经双方检查核对并签字，双方各保留一份备查，全部完成或告一段落后，于次月第一个星期前归档完毕。
3、归档资料分类、编号规定和保管期限
归档分类主要有：各种技术设计书、工程测量、地籍测绘、房产测绘、海洋测绘。编号规定按照归档分类后，按照总体目录的顺序，用数字进行顺序编号排列。保管期限主要分为永久、长期和短期三种。
4、档案各项目录编制规定
（1）档案总目录：
档案总目录以项目名称全称及档案编号组成，项目总目录为：XXXX项目（JK□□　　　□□□）
（2）分类目录：
根据工作性质分类目录原则按文字卷、表格卷、图卷、数据磁盘卷分别编制。
编号原则如下：（如总目录为：XXXX项目（JK□□　　□□□））
文字卷为：　JK□□　　□□□—1
表格卷为：　JK□□　　□□□—2
图卷为：　　JK□□　　□□□—3
数据磁盘卷为：JK□□　　□□□—4
（3）卷内目录
卷内目录的文字卷、表格卷、图卷、数据磁盘，根据实际内容详细编制，图纸卷则按城建档案馆卷内目录形式编制。
(二)保密安全
1、保密安全规定
(1)档案是国家工程的历史资料，资料档案室也是分类档案(机密文件、图纸的保管仓库，其工作性质要求档案工作人员必须严格执行《中华人民共和国国家保守秘密法》，《中华人民共和国测绘法》和有关测绘成果管理法律法规，按照档案保密工作的规定，维护档案的完整与安全。
(2)属机密档案资料，非经确立密级机关或上级批准，不得复制和摘录。
(3)密级以上的档案资料设专人、专柜保管，未经领导批准，不得取阅、借用。
(4)档案管理工作人员不得在非保密场所泄密，工作人员严格保存好机密文件、材料、笔记本、图表等下班前必须保存好，防止泄密、丢失。
(5)调阅机密档案资料必须在阅文室阅读，根据密级权限，非经领导批准，任何人不得把机密档案携带出档案室外。
(6)计算机、传真机＼复印机由专人负责。复印、传真等有关文件必须报相关主管领导、部门批准。
(7)每周检查千次机密档案、资料，发现问题及时报告。
2、保密安全岗位责任制
(1)积极学习党的路线方针政策和业务知识，热爱本职工作，完成岗位任务。
(2)认真贯彻执行档案局、保密局关于档案处理及保密档案、工作的指示，督促加强学习，防止违反规定及泄密事件的发生。
(3)认真收集管理本单位的文件材料，按时按质完成档案的立卷归档工作。
(4)主管好档案、用好档案。积极开展档案、资料的利用工作。
(5)与有关人员、领导对超过保管期限的档案进行审查鉴定，按要求做好档案的存、销工作。
(6)积极探索档案管理的科学研究工作，积极编制检索工作和编研工作。
(7)办理领导交办的其它工作。
(三)使用销额毁
1、使用、借阅管理、登记规定
(1)借阅档案必须持有本单位领导批准证明，申明借阅资料的目的、内容、范围，填写借阅登记表，方便办理。
(2)查阅档案，应在阅文室阅读，档案原件原则上不得外借，特殊情况须经主管批准，时间不得超过两天，确需延期的，补办续借手续，退还档案时，要点清楚．检查无误，办理交还手续。
(3)借阅档案时，必须负责保密、爱护，不得转借他人拆、卸、圈点、划线或删改文字。未经批准，不得摘录、复制。
(4)利用档案资料应填写档案利用效果记录，做好档案利用效果的反馈工作。
2、鉴定和销毁管理规定
经鉴定后需入库的待整理后入库，需销毁的档案和资料，必须如实填写销毁清册，并经有关领导审批，二人签销，并在清册上签字。
四、档案业务管理
我公司严格执行国家和省的档案管理规定，执行了档案整理保管制度、执行了档案保密安全制度管理和档案的使用、借阅、销毁手续均齐全。在档案业务管理方面做到档案数目统计清楚，出入库手续齐全，永久长期保存档案、归档率、完整率达到100％；档案按分类和编号进行组卷、存放。我公司所承担的测绘项目，按有关规定向测绘行政主管部门汇交了测绘成果资料目录。

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