1.准备详实的个人材料夹
教授写出国留学推荐信,首先需要你详实的个人材料.如何写英文推荐信?如果教授从你那仅能得到成绩单,那么在推荐信中他只能提到你这几年的学习成绩.如果你希望得到一封优秀的英文推荐信,你就需要整理自己的个人材料,准备一个详尽的文件夹,并清楚的标明你的全名.你的个人材料文件夹需要包括以下材料：
你的成绩单(如果GPA在3.0至4.0之间,当然不错.)
简历(一页).你的简历应突出你所做的义工,和你选修的与申请的大学有关的课程.这样,你的教授便会较全面的了解你.如果这些他们都知道,那就再提醒他们一次.
他与之相关的表格等等,你都需要一并把他们放入相应的贴好邮票的信封内.
如果可能的话,最好附上官方的成绩单.
另外,别忘了写你自己的个人陈述和学业目标(半页纸).听起来有点俗,仔细想想.教授们喜欢有远大志向的学生.简单的说,一个学生如果没有明确的方向,会给你的教授留下非常坏的印象.如果没有具体的实施步骤,也许你的教授会认为你还没有为将来的学习作好准备.
2.预约见面
在出国留学推荐信发出前的两周,与你的教授预约依次简短会面,谈论一下留学推荐信的事情.一定要提前5分钟到达,并且着装要整洁.不必穿正装,但是一定要让别人看起来很舒服.从你的着装表明你要谈较正式的问题.
同时,为你这次谈话作好充分准备.怎样谈论你将来的计划,哪些是你学术上或者个人的擅长,这些可以帮你实现你的目标.哪些是有可能阻挡你实现目标的障碍?如果遇到障碍,你有哪些计划来克服困难?总之,要把这次会谈当作一次面试.让教授了解你为自己设置的目标,你的个人计划,当然不必谈你为达到目标已经取得了多大的成功.
最后,一定要避免在课上或者课后来讨论你的推荐信.无论如何,不能在信发出之前一天,把材料塞到教授手中.
你很忙?你的教授也忙.急匆匆写就的推荐信,不会太好.
3.作好调研工作
一定要提前研究你所申请的公司或者学校.这样不仅会有利于你的应试申请,而且也向你的教授表明你对于那份工作或者那所大学是认真的.你想去的公司文化怎样?你想就读的大学学术氛围如何?这些公司或者学校的竞争程度、属于传统型,还是创新型?学者们喜欢那些知道应该谈论什么的人.
4.征求建议
征求导师对于你职业或者学业的建议,这样你会把你们的关系拉近距离.大多数导师喜欢谈论他们自己领域的事情.事实上,他们很难发现人们是否真的对他们的学术领域感兴趣.举个例子,你对英国文学非常感兴趣,这将会使一些英语教授感到高兴.反过来说,许多商业公司的职员会为你骄傲,当你告诉他们你是如何想毕业后在商业领域里发展自己的事业.另外,如果你真的对某教授的课程感兴趣,一定要告诉他,告诉他你是如何被吸引的.
5.学习他人
谈谈你是如何从你的朋友或者相关专业的毕业生那学到的经验,学习他人也是大学教育的一个重要组成部分.你避免了哪些错误?
为什么你的朋友作对了?需要记住的是,大学是学习的经历.没有必要惧怕谈到自己所犯的错误.谈谈你班里班外的同学是如何学习的,学习他人,将给你带来无穷益处.
6.发致谢涵
写出国留学推荐信是教授的工作中的一部分,但是教授不是奴隶.在会面之后,发一封感谢信给你的教授.致谢涵一定要礼貌的、感激的表达你的心声,同时不要忘记告诉教授推荐信你已经发出了.
人们不可避免的在第一次作事时犯一些错误,申请入大学或者申请一份工作时也不例外.尽管你没有4.0 GPA,
但是你仍然可以在成熟、责任感、雄心和良好的风度方面排在前列.你的推荐信成功的向你的雇主或者大学长官传达了这一信息.当然这取决于你如何向你的推荐人成功的展现你的能力和个人资质.
推荐信各部分的内容
1.推荐人与被推荐人的相识、关系
在留学申请推荐信中，一般在第一段不晚于第二段一定要说明推荐人与被推荐人的关系。这样，评委们就可以一眼看出这封推荐信是来自申请者的老师、雇主还是朋友、同事。这部分要写得简洁，达到表明推荐人身份以及与被推荐人的关系即可。对于很有背景的、头衔很多的推荐人，在这段只能选择最重要的一个头衔来写。
2.在校期间学习/学术方面的推荐内容
介绍被推荐人在学习和工作方面的能力是推荐信的核心内容，也是国外教授们重点阅读的部分。
3.工作期间的推荐内容
这部分主要是由工作单位的领导提供的推荐内容。这一部分的推荐信在介绍被推荐人工作期间的表现时，也要通过具体的实例来推荐被推荐人在专业领域的业务能力、研究能力、独立处理紧急事件的能力、独立研究解决问题的能力，创造思维能力，领导管理能力，市场开发能力等等。推荐人在介绍这些能力时，应根据被推荐人所要申请的专业，重点推荐该专业十分重要的能力。
4.其他方面的推荐内容(课余活动、人品、英语等)
国外有许多教授非常注重被推荐人的英语水平。中国申请者往往考试能力很强，但是交流能力欠缺，这是比较熟悉中国学生的国外教授经常提出的批评。英语的好坏将极大地影响申请者到国外以后的学习和生活以及能否与教授和同学进行交流。
在推荐信上被列为“其它”的项目还有：被推荐人的教学能力--这是影响外国评委们给予助教或助研奖学金的因素之一、被推荐人的品格、性格、爱好等等。不能说这些内容就不重要，把这些项目列入“其它”，是因为中国申请者的推荐信上这些内容比较少，语言好的范例也相应少。但是，若要铲除雷同这一大的弊病，推荐信应该在这些内容上更下功夫。
推荐信的结尾
推荐信最后一段应包含的内容，主要是推荐人对被推荐人各种能力、品质、潜质的总结及对被推荐人的美好祝愿。
推荐信一般应包括下列内容：
1. 被推荐人的基本情况介绍。侧重于个人的毕业时间、学校、所获学位以及个人的专业经历。
2.
推荐人对被推荐人的基本评价。侧重于被推荐人的专业基础、个性、特点、工作态度和在学术上的前途估计。若是推荐研究生，推荐人还需进一步说明其深造学习的基础和当前所具备的研究能力。显然，恰如其分地评价被推荐人的基础、能力和前途，比言过其实的赞誉更令人情服，更具有实际意义。
3. 推荐人可以着重介绍被推荐人曾经获得的奖励，发表过的论文，参加过的重要学术会议，以及曾在学生组织或学术团体中的任职等来支持自己的评价。
4. 推荐人还必须清楚地表明被推荐人留学的身份是研究生还是访问学者，专业领域和研究方向是什么。 写推荐信可以从三个方向着手：1. 就学校方面
首先，必须先了解申请专业的特点(推荐信内容可以强调此特点)；整理各校对推荐信内容的要求，即可得到关于评估的基本要求(例如，学术研究能力、创造力等)，以及特殊要求(例如，对研究领域的适应度等)。试想：你认为录取委员会希望由推荐信获取那些关于你的信息。
就个人方面，分析自己的优缺点，在校成绩以及工作表现，有无特殊经历可以展现自己在此研究领域的潜力，或拥有那些特殊的能力,依此作为选择老师写推荐信及提供了解你的基础。并以明确具体的证据来支持证明自己的特殊能力和个人特点(例如，试验成果、研究计划、学术出版物、等)。3.
就推荐者方面
推荐信是了解申请人的重要依据，在研究生课程中尤其如此。申请人可以选择现在或以前的老师、教授或雇主。推荐人必须熟悉学生的学习情况，了解学生的学习目的是否明确，在学术上是否有前途，以及学生的适应能力、创造能力、品行和特长。书写推荐信的最理想的人选是一封由系主任写，一封由专业课教授写，一封由自己
的导师写。不过，对方若无规定，则除了自己的亲属之外，任何人皆可为推荐人。推荐人一般应具备高级，如教授、副教授、研究员、副研究员等。如果推荐人在国内外学术界享有盛誉，或者被申请就读学校聘为客座教授，或者曾经在该校讲过学，那么这样的推荐人写的推荐信就具有很强的效力了。
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