如何在办公室推行新制度

2025-03-03 10:44:15

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回答1：

一、目的：
　　为营造干净整洁的办公场所，提高工作效率，塑造良好的服务形象，特制定本制度。
　　二、5S定义：
　　（一）、整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西，目的是把“空间”腾出来活用；
　　（二）、整顿（SEITON）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理，目的是不浪费时间找东西；
　　（三）、清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态，目的是消除"脏污"，保持职场干净、明亮；
　　（四）、清洁（SEIKETSU）：将前3S实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果，目的是通过制度化来维持成果；
　　（五）、修养（SHITSUKDE）：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。
　　三、推行区域：第一部分:个人办公桌及周围区域
　　第二部分：公司文件/工具柜及公共区域
　　先在第一部分推行
　　四、5S工作的开展
　　（一）、整理阶段
　　推行步骤：
　　1、现场检查：对工作现场进行全面检查（包括看到的和看不到的）
　　2、区分必需品与非必需品：使用频率在每天、每周、每小时的物品即为必需品
　　3、清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。
　　4、非必需品的处理：无使用价值：折价变卖
　　5、有使用价值：特别处理、分类后存档
　　6、每天循环整理：日日做、时时做
　　◆区分必需品和非必需品
　　常用程度使用频率处理方法
　　低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃
　　中在过去的6个月中只使用过一次的物品归档并集中存放在文件柜中
　　一个月使用一次的物品
　　高一周使用一次的物品归档存放于文件框中
　　每天都使用的物品按待处理、已处理、未处理分类整齐存放于办公桌上
　　每小时都要使用的物品
　　（二）、整顿阶段
　　推行步骤：
　　1、分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。
　　2、物品分类：根据物品特征进行分类。
　　3、决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。
　　4、实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。
　　（三）、清扫阶段
　　推行步骤：
　　1、从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角。
　　2、清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持。
　　3、整修：清扫中发现问题及时整修或保养。
　　4、查明污垢的发生源：从根本上彻底解决。
　　（四）、清洁阶段
　　推行步骤：
　　1、整理、区分工作区的必需品和非必需品。
　　2、撤走各个岗位的非必需品。
　　3、整顿、规定必需品的摆放场所。
　　4、规定物品的摆放方法。
　　5、粘贴规范统一的标识。
　　（五）、修养阶段
　　推行步骤：
　　1、努力遵守规章制度。
　　2、深刻理解各项规章制度。
　　3、认真仔细的学习公司的各项规章制度。
　　4、成为他人的榜样。
　　五、办公区域物品摆放标准
　　（一）、桌面位置摆放规范
　　1、办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上，应分类放进文件夹、文件盒中。
　　2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌上重叠堆积，应进行分类编号整齐存放在文件框中。
　　3、不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在文件柜中。
　　4、从文件/工具柜中取用的资料用完后及时返还至文件/工具柜。
　　5、正在使用的文件资料分为待处理、未处理、已处理三类整齐放于办公桌面，做到需要的文件资料能快速找到。下班后统一归类，需要继续处理的存放于办公桌第二层抽屉。
　　6、工程人员，使用频率高的的日常工具放置于随身携带的工具包或整齐的挂在墙上，较常用的工程工具存放于工具柜的外层，使用频率较低的工程工具放置于工具柜的内层。
　　7、文件/工具框中的所有文件/工具应摆放整齐有序，不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。
　　8、办公用品如笔、尺、橡皮、订书器、起钉器、剪刀、笔筒等，应放在办公桌右上角或放于第一层抽屉，不能散乱于办公桌上，取用后放回原位。
　　9、办公桌面可放置电脑、正在使用的资料，文件筐、台历、电话、茶杯等办公必备用品，要求摆放整齐，衣服、手套、包等私人物品不能放置于办公桌面。
　　10、电脑、电话线应捋顺，不得缠绕。
　　11、办公电脑桌面整洁，所有文件有清晰的目录。
　　（二）、办公桌抽屉整理规范
　　第一层：存放个人及客户名片、笔、眼镜等小物品，应摆放整齐。
　　第二层：存放正在使用的文件资料及需要保密的资料资料。
　　第三层：私人物品。
　　六、办公室5S管理制度检查表
　　姓名部门职位
　　5S内容工作内容及标准自查频率考评合格1分，不合格0分
　　整理
　　=扔掉废弃物将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸杂志等按要求废弃。 1次/日
　　将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。 1次/日
　　从文件柜中取用的资料用完后及时返还至文件柜 1次/日
　　文件标识按公司标准制作、编号 1次/日
　　将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉或长柜中。 1次/日
　　将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面上，做到需要的文件资料能快速找到。 1次/日
　　个人用品放于办公桌第三个抽屉中。 1次/日
　　工程工具存放有序。 1次/日
　　整顿
　　=摆放整齐办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序。 2次/日
　　笔、墨、橡皮、尺子、笔筒等办公用具整齐放于桌面右侧或抽屉中。随时
　　办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品 1次/日
　　办公室桌上，电话线、电脑线不凌乱。定期自查
　　柜内、框内各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标识。 1次/日
　　清扫
　　=打扫干净离开座位时椅子推回。随时
　　文件柜、文件筐表面要保持洁净、无灰尘、无污迹， 1次/日
　　办公桌面、挡板内外、推柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。 1次/日
　　清洁
　　=保持整洁，持之以恒上班时间随时保持。随时
　　自我检查，对发现的不符合项随时整改。随时
　　下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档。 1次/日
　　下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。 1次/日
　　素养
　　=人员保持良好精神面貌上班时间仪容整齐大方，制服整洁。 1次/日
　　言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗。随时
　　工作时精神饱满，乐于助人。随时
　　工作安排科学有序，时间观念强。随时
　　制表人：见证人：
　　员工签名：部门负责人：
　　让我们共同努力，从我规范，从细节做起，提高执行力！
　　七、其他
　　（一）、各部门总监为5S管理的第一负责人，负责员工行为的检查和监督，员工每日进行自检，人事行政部专员随时进行检查。
　　（二）、当检查表出现3项不合格项时，第一次警告，第二次罚款5元，第二次10元，以此类推。
　　（三）、罚款所得将用于员工活动基金。

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