根据《企业内部控制基本规范》的不相容岗位分离原则,你们公司这种做法是严重存在内部控制缺陷的,易引发舞弊风险。
建议你向你们老总先反映一个这个问题,并说明现在这种情况的危害性,再提一个建议,就是不允许出纳再做凭证,也不允许出纳在无凭证的情况下办理现金收支业务,违者对其进行考核。
然后你们需要建立一个内部控制流程:如果有人来报销,必须先到你这做凭证,然后再到出纳处报销。购货部门如要申请备用金或空白支票外出,必须先填申请单后,至你处做凭证,再到出纳处办理手续。总之就是所有业务都应先到你这过账,你这没过账的业务出纳不得受理。然后要求出纳必须每天登记现金与银行日记账,并每天与你的总账进行核对,如查出数据不符的原因是出纳办理了未经账的业务,就对其进行考核,这样一来你每月底盘现金库时,1心中有底了;2能够及时发现未记账业务;3对出纳形成了有效监督。
而在银行存款方面,你也可以采用上述方法,唯一不同的是月底对账时,你要不定期抽银行对账单自己对一遍。从而对出纳的银行账进行监督。
上述做法的目的只有一个,既切断出纳与账、凭证的联系,形成定期与不定期的监督控制,防止出现出纳收支不入账,贪默业务款的现象。这样你就能保证数据的及时性与准确性(仓库的原理也差不多,你登总分类账,让库管员登材料明细账,月底对账,账不对就考核他)
zyctianya的做法是私营小企业(土法作业)的做法,其内控保证度不高,如果出纳收了钱也不和你说,也不做凭证,你上哪去审核,上哪去发现这种情况啊?还不得指望其他业务人员和你聊天时说漏出来?
现金和银行凭证由出纳做,会计审核,审核包括原始凭证和现金、银行凭证。入库的东西要有入库单,入库单附在发票上做凭证,出库要有出库单,所有的单据要由经手人签字,月底你将凭证记账,就会形成现金、银行存款日记账和相应的明细账,包括库存商品明细账,你可以根据账进行盘点现金和库存。希望我说的能帮到你
出纳那只是一个现金和银行日记账,总账是你来做的。
出纳当天报销记完账的票子,让她当天或者第二天早上就给你,然后让他告诉你,当天现金、银行的余额。等你把这些票子记完总账的时候,再看你的余额跟她是否一致,就知道她的账是不是记错了。
这很正常啊,主办会计根据他们的报表做账就行了