外贸单证员的工作流程是什么

1、外销合同

在客户有意向购买产品，并且各种条款已基本商定，客户会要求传外销合同或者是形式发票，以便客户下订单。外销合同做好后，在传真或扫描给客户之前，一定要再次确认下合同的的价格条款、包装、付款方式和港口。

2、订舱

客户下订单后，就可以通知货代订舱了。要告知货代准确的件重尺，特别是化工品类的危险品。因为要做目的港确认，如果件重尺有误，货物很难上船，或者会产生额外费用，甚至耽误船期。

3、报关单据

在舱位确认后，就要及时（舱位确定当天或开船前一周）给货代寄报关单据。整套的报关单据包括：发票、箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中，发票，箱单和合同上要加盖中英文的长条章和手签章。

报关单上加盖报关专用章，报关委托书一式三联，每联上都要加盖公章和手签章，核销单上两处骑缝处加盖公章，出口单位和代码处加盖组织机构代码章，共三处。

核销单要及时在海关网上备案，即货物从哪个港口出，备案到哪个港口。在寄送前，再确认下单据是否齐备，章是否盖全，是否清晰。

4、预收款的登记

对于有预付款的客户，要求客户在开船前预付一部分货款，一般都是30%。外汇局规定，对于不超过30000美金的预收款，在国家外汇管理局网上服务平台上进行合同登记，超过30000美金的要拿着申报材料到外汇局审批。

银行通知有钱到帐后，要及时给银行传真相应的发票或合同，上面要写明预收款多少金额，以便银行及时把此笔钱入账。隔天可以去银行取预收款的水单。拿到水单后，在外汇局网站上进行提款登记。提款登记后，口岸IC卡里就有了此票预收款的额度，就可以进行结汇了。

5、核对单据

货代订好舱且货物发到出运港口后，要及时联系货代的操作人员核对单据。客户要求的其他单据，像保险单、熏蒸证、产地证等，也要及时核对。

核对单据的时候，一定要仔细认真，把客户的要求再仔仔细细的看一下，达到客户的要求。要做到单单一致，单证一致。注意，对于每一笔出运的单据，都要进行留底复印加扫描，备查。

6、正本单据

在提单核对完，货物出运一周内，船公司就会出正本提单了。要先让货代扫描正本提单，再次确认下提单内容，如无误，就尽快让货代邮寄正本单据。正本提单出来后，其他客户要求的特殊单据也可以出正本了。

所有这些单据的正本都出来后，整理发票、箱单和外销合同等。对于T/T的客户，在收到客户全款后，按客户要求的份数邮寄给客户；信用证要求下的单据，按照信用证的要求，在信用证规定的效期内，及时交给银行。

7、核销

货物出运后，一般30天左右，货代会把核销单和报关单退还。在收到退回来的核销单据时，要仔细检查下，核销单和报关单是否盖有海关验讫章，报关单上还要有代理报关行的报关专用章和报关员的章。

然后，先在海关网上进行交单和报送，并打印逐笔核销报表（盖公章），带上核销单、报关单（核销联和退税联）、水单和发票，到外汇进行核销。核销后，盖上出口核销专用章于核销单上外汇局签注栏（两处）、报关单（核销联和退税联）和水单上。

核销完后，把核销单上的核销专用联、报关单的核销联和水单、发票（CommercialInvoice）整理，归档。

8、退税

核销完后，把盖过核销专用章的水单复印一下（退税要用到），连同增值税发票、报关单退税联、核销单退税联和发票（CommercialInvoice）把相关信息录入到出口退税操作系统里。

拿着预申报的数据U盘和打出来的报表，去税局进行预申报（或者是直接上传到税局的预申报系统里）；等税局系统里有信息，通知正式申报的时候，拿着正式申报的数据U盘和报表去税局退税。退税的报表上需盖公章和财务人员私章。

外贸单证员的工作流程是：

1、获得业务提供的出货信息；

2、制作发票箱单合同一式二份报关单草单代理报关委托书一式三联核销单都盖好章；

3、与货代确认好仓位，一票出货单证就完成了，接下来就是等货代退单。

单证岗位的基本工作内容包括：

1、制备货物出运前的基本报关文件。比如，根据工厂提供的装箱资料，制作出口商业发票，装箱单等文件。

2、商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

1. 根据客户的定单估算List(根据以前的出货数据,如没有就大概计算)
品名,数量,件数,毛重,净重,体积
2. 出货前一星期向采购要准确的包装尺寸.
3. 根据工厂的准确的包装尺寸计算准确的List.
4. 出货前一星期做海运委托书并传给代理,要求她租船订仓.并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期.采购把准确包装尺寸,箱数给我做准确的List. 如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装箱的体积或不能装满（20FT不到25立方 ，40HQ不到62立方），那么上报看如何解决。
5. 出货前一星期把出货的清单（品名，规格，数量，箱数，每项目的采购人）传真给工厂，以便工厂提前安排准备出货。
6. 出货前把装柜的地址传给货代.或者是把送货地址给采购。
7. 出货的当天把报关的单据寄给货贷,保证船期前的2天寄到货代手中
8. 报关完之后跟货代要报关单预录入联号码(18位),号码一定要清楚;船开之前要求提单确认(品名,件数,体积,毛重).如有错误改正回传,直到正确为止.
9. 船期之后一个星期之内拿到提单正本,货到前寄给客人.
10.需要认证的合同,先做好认证的资料,等拿到提单的复印件即可去贸促会做认证,认证时间一般为15天.
11.向货代要运费的发票,一个月之内把运费付清.
12.出货后制作客户需要的一系列单据:形式发票,发票,箱单.等收到货款之后把所有的单据寄给外商.同时整理相关文件留底存档。
13.出完货后一个月之后向货代要核销单的退单.

1、出口合同

当客户有购买意向，且各项条款已基本达成一致时，客户将要求转让出口合同或形式发票，以便客户下单。出口合同完成后，在向客户传真或扫描之前，有必要重新确认合同的价格条款、包装、付款方式和港口。

2、预订空间

顾客下单后，可以通知货代订位。应将零件的准确重量，特别是危险化学品的准确重量通知货运代理。因为要确认目的港，如果件数有误，货物就很难上船，否则会增加费用，甚至延误装运。

3、海关申报文件

货位确认后，应及时（在货位确认之日或启运前一周）将报关单送交货代。全套报关单证包括发票、装箱单、合同、报关单、报关委托书、核销单。其中，发票、装箱单、合同均应加盖中英文长章并签字。

报关单加盖报关专用章，报关委托书一式三份，每份加盖公章和亲笔签名，并在验证单的两个穿孔部分加盖印章，并在出口单位和代码部分加盖组织机构代码章，共三部分。

核查单应及时在海关网站上备案，即货物的起止口岸。发送前确认文件是否齐全，印章是否齐全、清晰。

出口货物流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。