在ERP系统中如何管制采购未及时下单?

采购流程：
1，采购备货任务下达（来源于销售订单，销售计划，生产任务单或生产计划单）；
2，备货任务审核并安排采购（采购下单）；
3，采购订单审核（单价及采购信息）；
4，采购订单执行（货期确认、发货确认、到货确认）
5，质量检验
6，仓储入库。

从以上流程中来看，采购是否及时下单，有两方面的因素，第一，销售或生产环节是否及时向采购提交备货任务单，第二，采购备货任务单下达之后，采购员是否及时安排采购下单并执行采购。

要想在ERP系统中监控到采购工作人员的这一工作成效，ERP系统必须能像现实工作流程一样：
1，工作人员可以在ERP系统中直接提交“采购备货任务”，无论是来源于“订单”还是”计划“，同时，ERP系统还具备实时同步工作的能力，在销售或生产提交了采购备货任务之后，采购人员可以实时同步的接收到这一工作信息与相关备货任务单；
2，同时，采购人员在ERP系统中接收到的采购备货任务单信息必须准确全面及时，就像现实工作中一样，否则只会浪费双方配合的时间和精力，因此，在ERP系统中无论是销售，生产，还是采购，都应该同享一套标准化系统，同时ERP必须具备及时工作信息传递的功能，而不需要人工费时费力的去找对方；
3，采购备货任务下达并到达采购人员个人终端后，采购人员能否及时处理，则不是ERP系统能决定的，因此，必须在此环节满足两大条件，才可能避免采购人员的不作为，第一，ERP系统必须具备定时提醒功能，提醒采购员及时处理，第二，公司必须制订相应的工作考核标准，对工作人员的不作为做出明确的处罚规定；
4，在采购员下单采购的环节的，ERP系统还应该像现实工作一样，必须提供一个”相互配合的工作交流渠道“，一旦采购员无法执行采购，在现实在他必须及时找到任务下达方请求工作配合，并明确不确定的因素，如果此时在ERP系统中没有专门的”工作配合沟通渠道“，就需要工作人员脱离ERP进行人工沟通，一旦人工沟通出现误会，工作就可能停滞，甚至出现相互扯皮，领导也搞不清原因的状况。但是如果ERP系统能完全抛弃传统的人工沟通方式，转而在ERP系统中进行直接的”白纸黑字实时同步的沟通“，相关的信息，文字反馈，时间，人员，都一清二楚，谁是谁非一目了然，这样才可以彻底的解决采购与销售、生产部门间的工作配合误会；
5，采购员及时下单之后，并不意味着一切正常，有可能”供应商“给出的货期并不十分令人满意，到货时间也有可能出现意外，这些属于采购订单执行过程中常常出现的”突发事件“，因此，销售、生产、采购一线工作人员之间必须要保持”实时全过程的沟通配合“，这一情况如同第4点所述一样，如果同样是脱离ERP系统采用传统的人工方式沟通，扯皮的事情依然一大堆，问题永远解决不了。如果由ERP系统来接管，大家都在ERP系统中实时同步沟通配合，问题就解决了。包含什么时候发货，发多少，预计什么时候到货，到了多少？整个过程，不用追着人问，都可以在ERP系统中实时动态的获取，这样的效率就高得多了，如果某一信息不如意，工作人员也可以马上知道并及时提出要求予以加急或改进；
6，采购顺利到货后，采购员确认到货，转到质检环节，这又出现一个常见的问题，就是质检的工作瓶颈，一般情况下，由于质检的严格要求，在业务量繁重的情况下，会出现质检人手不足，等待质检的货品过多而造成”生产或销售“人员等不及。这个环节一般没有太好的信息化手段，只能靠企业根据自身业务量的大小调整质检人手，突破工作瓶颈，作为ERP系统，则是把质检数据与结果数字化，信息化，更有利于企业的质量控制，ERP系统实时动态自动统计分析质检记录数据，从这一方面来讲也大大减少了质检人员的工作量；
7，质检合格入库，是整个采购备货流程的最后一环，很显然，前面几个环节没有错误，入库单从ERP系统中的采购订单自动生成，采购订单又是经过业务主管审批的，采购备货任务单与是从经过审批的订单或计划单而来，因此，最后的入库单就不再需要仓储物流人员费时费力的去审核了，他的工作只有一个，就是确保入库的产品数量及信息与”ERP系统中自动生成的入库单“完全一致。手工账也不用做了。

好了，ERP系统要完成采购监控管理这一工作，需要满足什么条件，就已经十分清楚了，任意一个环节，一个细节出错，其结果就是”采购不能满足生产或销售的需求“，不论采购员下单还是没下单。而ERP系统如果不能做到全过程，全细节的实时同步工作配合与监控，那么它也根本不实用，能不能实用，就看ERP能不能做到全过程，全细节，全自动的工作、管理与监控。

精效ERP，完全与现实工作一致，也是目前市场上唯一一款完全模拟现实工作的ERP系统，对于采购订单的全过程管理，如同上述一样，实现 流程化， 精细化，全过程的工作与管理，在精效ERP系统中工作，通过精效ERP系统的信息化数字化操作来代替传统工作配合方式，把全过程的所有繁琐事务交给精效ERP代替人工来完成，省时省力，及时精确，全智能。

公司有个职位叫物控，是专门跟踪物料的。物控会根据生管的生产工单排程，以及ERP系统中算出来的物料需求，去跟踪物料是否进到。
在计算物料需求的时候，会根据订单结构(BOM)以及生产计划（什么时候生产什么）计算某一时期内所需要什么物料，要多少，什么时候要。物料基本档有个重要属性--采购提前期，用MRP算出的物料需求日期，与当前日期比较，如果这个时间大于物料的采购提前期，那么这个物料现在采购还来得及，如果小于采购提前期，那么按正常采购的流程走，这个物料采购就来不及了。
系统中可以根据这个原理，设定一个报警条件，即需求日期与当前日期的差，与物料采购提前期再做个差值计算，如果差值小于这个报警条件，就会提示。物控发现这个提示，就会去提醒采购，时间差不多了，再不下单就来不及了。
不知道这样说明白了吗。

这其实不属于ERP系统的管理范畴，而是主要依靠公司的内部制度管理。
对一般ERP系统来说，采购流程大致需要经过一下几个步骤：仓库（或相关部门）提出采购申请——分管领导对采购申请进行审批——采购员预制采购订单——分管领导对采购订单进行审批——仓库按照采购订单生成入库单——采购按采购订单生产采购发票。至此一个采购流程大致就完成了。如果公司各部门都严格按照这个流程进行业务处理，就不会发生未及时下单的问题。反之，如果仓库管理员看见采购的货物已经送到，在没有看见采购订单的前提下直接入库，那么整个ERP系统也就形同虚设了。

2个手段管理
1、IT手段解决：在BOS平台把相应报表配置好，然后每隔2H推送一次到相关责任人以及主管人员的邮箱里进行提醒；
2、管理绩效解决：由PMC每周统计2－3次未及时下单的采购申请单报表发出去，并对相应采购扣除一定的绩效，慢慢的形成一种责任机制即可

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