推行六西格玛管理时需要绘制过程流程图表:对于一个团队而言, 清楚了解过程的基本结构是十分重要的。 只有了解了过程中涉及的因素和方面后, 小组才可能找出相应的改进措施。 让组员更好理解过程结构的一个方法就是 绘制过程流程图表, 它是使用图形来显示过程 中各项活动的顺序。
过程流程图表是一份过程的可执行程序。在完成流程图表的过程中,黑带需要关注过程,以及过程中与顾客有关的重要之处,利用所有收集的信息完成图表。在这个阶段,对于图表的某些部分,我们也许只能提供一些不太详细的信息。一旦图表完成,应与六西格玛成员进行讨论。以下是图表包含的几个部分。
A部分--过程输入
过程的输入是指制造产品或服务所必需的,如设备、原料、方法和环境等。
B部分--过程输出
过程的输出就是制造出来的产品或服务。
C部分--明确的过程目标
这个部分定义了组织可接受的过程输出目标值。
D部分--过程的声音
过程的声音是一种反馈机制,它是指度量过程的质量,或与目标值进行比较。它包括测量过程输出,与目标值进行比较,显示过程的实际能力水平。过程的声音应该是顾客声音的反映。
图形化的描述往往比复杂的程序文件更能让组员理解, 并更快地接受。 因为它使用简单的符号或标记来传递大量的信息。
我们还需要绘制过程控制图表来了解过程流程, 包括过程的输入、输出和过程的顾客等。 过程控制图表将显示过程涉及了哪些组织(如部门、 供应商以及顾客等), 以及它们与过程之间的联系。 通过过程控制图表可以了解问题出现在何处。 在对过程流程的了解中, 项目组可以确认或更改项目的范围或边界。
针对过程的不同层面,应绘制至少二到三张过程流程图。 第一层的流程图对过程进行宏观的描述, 定义过程的关键活动。 第一层流程图由几组不同的活动构成,反映了不同活动组之间的主要转化。 在这一层的流程图中, 使用矩形来区分不同的活动组,但该流程图包含的信息不足以确定过程改进的机会。
在第一层流程图的基础上, 第二层流程图将显示更详细的活动。 在这个步骤中, 小组必须分辨一个活动和一个任务的区别。一项任务是过程分层结构中最基本的单元, 而一项活动可能是由几个相关的任务组成。 第二层流程图将显示详细的过程活动, 可以确定具体的过程改进机会。
第三层流程图仅仅是在任务层面上显示过程。 当第二层流程图无法确定过程改进机会时, 才考虑使用第三层流程图。 但在一般情况下, 第二层流程图已经足够详细了, 完全可以用来确定改进机会。一旦第二层流程图完成,可以依需要绘制第三层流程图。