办公室如何合理有效的管理文件

可以使用文件管理系统来管理这些文件。
文件管理系统是针对文件管理而设计的一种应用软件，市面上林林总总的文件管理系统很多，大致的功能是：设置操作人员，上传并管理文件及其版本，设置人员对文件的访问权限（访问、修改、读取、删除等等），可以控制文件是否允许下载到本地进行操作（下载后就可能失去对文件的控制）等等，这些功能应该可以满足您对文件的管理要求。
考虑到你公司现在没有内部的服务器且可能没有内部局域网，所有员工都可以上网，那么您可以使用云服务器来安装这个文件管理系统，或者直接购买某些文件管理系统的云服务，这样可以减少内部管理的难度。
针对您所提出的A、B两类台帐，均使用EXCEL表格为记录工具，那么就可以将操作A、B类台帐的员工分成两个部分PA和PB（示意而已，不是正规的分类），设置PA部人员允许修改A类台帐，PB部人员允许修改B类台帐。每部人员操作完他能操作（记录）的台帐并确认正确后，将其上传到文件管理系统中，之后其他人员就可以查看或操作最新的A/B台帐，以完成对各类台帐的数据更新或查看。因为文件管理系统内部一般都有较为完善的版本控制功能，可以解决先后更新台帐导致的版本问题。
对于其他未台帐更新人员而言，可以设置他们允许查看或严禁查看台帐的权限，或者是否可以下载到本地等等。
目前文件管理系统都比较成熟了，关键是需要选择一个符合您要求的软件或云服务。我对这块的价格不太熟悉，可以上网搜索并联系供应商，确定具体的价格和功能要求，以便做出判断或决定。

结合自己公司是实际情况，根据资产费用投入在制定。

找相应的公司做一个相应的ERP系统。网上可能有些免费的，如金蝶什么的，最好找相关公司做一个

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