最好在转钱前让他写一份借款单；（1）简单点的做法：转帐的钱作支取现金，来报销时直接抵销。（2）让会计开一个该员工的往来户，转钱到他帐户时：银行存款支出，该员工往来户收入；来报销时，收回该员工借支（现金），支购材料。具体科目你根据用途定。
可通过往来进行核算。
出借时：
借：其他应收款--XX备用金
贷：银行存款
核销时：
借：存货科目
贷：其他应收款--XX备用金
转帐的钱作支取现金，来报销时直接抵销
或者通过往来进行核算也可以
借：原材料
贷：银行存款
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