如何规范适用竞争性谈判程序

竞争性谈判作为政府非招标采购方式之一，虽然在政府采购规模中所占的比重不是很大，但使用频率较高。我国自推行政府采购制度以来，各地在政府采购实践中对运用竞争性谈判方式实施政府采购进行了有益的探索，许多地方已经取得了较为成功的经验。但从操作情况来看，做法不尽一致，其规范化程度和效果也不尽相同。如何正确运用竞争性谈判方式实施政府采购，并确保竞争性谈判采购顺利实施，是一个值得重视和研究的课题。

《政府采购法》第38条规定了采用竞争性谈判方式采购的应当遵循的基本程序，主要包括5个步骤：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商。通常情况下，可以把这5步程序归纳为两个阶段进行，即谈判前的准备阶段和谈判阶段。

前期准备阶段

在前期准备阶段，应注意做好以下几项工作：一是从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析。二是要根据综合分析情况，制定项目采购的最终方案，并确定项目采购清单。三是根据项目分析情况和采购项目清单，编制竞争性谈判邀请函。四是制作竞争性谈判文件。五是邀请参加谈判的供应商。六是对参加谈判的供应商进行资格预审。七是根据资格审查情况，确定参加谈判的供应商名单，并向其发售竞争性谈判文件。八是成立由技术专家、采购单位和有关方面的代表组成的谈判小组。九是根据谈判工作需要，确定工作人员。十是邀请有关部门，如监督机关、公证机关对谈判过程实施监督。

在谈判准备阶段，需要注意的问题有：一是与公开招标方式采购相比，竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程也难以控制，容易导致不公正交易，甚至腐败，因此，必须对这种采购方式的适用条件加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。二是在谈判小组中，专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。三是谈判小组的组成，应根据采购项目特点，结合专家总体情况确定，并注意专业结构的合理性，知识水平、综合素质要相当。四是谈判文件制作完成后，要以正式公函形式或文件会签形式征求采购单位的意见，在采购单位审核确认后才算正式制作完成。五是将谈判文件送管理机构备案。六是对供应商的资格预审主要是从基本资格和专业资格两个方面进行预审，审查的标准应当是谈判文件所规定的标准。

谈判阶段

在谈判阶段，应做好的工作主要有：一是报价文件递交截止时间后，在规定的时间、地点对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。二是在公开报价后，谈判小组要对各谈判方递交的报价文件进行审阅，以判定谈判方资格的有效性，确定进入谈判阶段的供应商名单。三是谈判小组与各谈判方就技术方案进行谈判，技术谈判结束后，要确定进入下一轮谈判即商务谈判的供应商名单。四是谈判小组与各谈判方分别就商务方案进行谈判，确定进入最终承诺报价的供应商名单。五是组织技术、商务方案均符合要求的各谈判方进行最终承诺报价，最终承诺报价结束后，谈判小组要对最终承诺报价进行综合评审。六是经过对最终承诺报价进行综合评审、评断，并汇总出综合评审结果，最后由谈判小组出具最终谈判结果，推荐预成交供应商。七是采购代理机构根据谈判小组出具的谈判结果报告和确定成交的意见，综合审查相关资料，确定最终成交供应商。

在谈判阶段，需要注意的问题有：一是注意谈判过程的保密性。在整个谈判过程中，除公开报价外，都应在完全封闭的谈判室中进行，在谈判完全结束前，应切断所有谈判小组成员与外界的一切联系；谈判过程中，谈判小组成员不得单独与采购单位或供应商接触，未经同意不得对采购单位和供应商进行参观或考察等等。二是掌握谈判技巧和分寸。谈判小组成员要有明确的分工，在谈判过程中，要注意座次的排列，更应注意角色的配合；同时，还应注意掌握谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏。三是具体问题具体分析。在整个谈判过程中，可进行多轮技术谈判和商务谈判，具体数量由谈判小组根据具体情况确定，也可以将技术谈判和商务谈判合为一个阶段同步进行。但不论是哪种方式，都应保证每个参与谈判的供应商都能得到同样多的谈判机会，四是注意谈判代表资格的有效性。即谈判方参加谈判的代表须为其法定代表人或法人授权委托人，如法人授权委托人参加谈判，须向谈判小组出具法人授权书。五是注意成交供应商应具备的条件。即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低，这3个条件必须同时具备，缺一不可。另外，因采购代理机构经常实施竞争性谈判，可将谈判文件、邀请函和各个阶段使用的文件、表格、报告以及相关程序、工作纪律、注意事项等，制作成通用的标准格式或文件范本，以减少工作量，提高工作效率。（作者单位：河北省张家口市财政局政府采购管理办公室）